Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Proliance GmbH
www.proliance.ai
Leopoldstr. 21
80802 Munich
datenschutzbeauftragter@proliance.ai

A. Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

1. Beschreibung der Datenverarbeitung und Zweck

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies erforderlich ist, um zu entscheiden, ob ein Beschäftigungsverhältnis mit uns zustande kommt. 

Wenn Sie sich per E-Mail oder über das Online-Formular bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung zeigen Sie Ihr Interesse an einer möglichen Beschäftigung.

Wir verarbeiten nur die Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dazu gehören insbesondere Ihre persönlichen Basisdaten (z. B. Name, Kontaktdaten), Angaben zu Ausbildung und beruflicher Qualifikation, Informationen zu Weiterbildungen sowie weitere Daten, die Sie uns freiwillig im Rahmen Ihrer Bewerbung übermitteln.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc. 
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff. 
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben. 

Kommt ein Arbeitsverhältnis zwischen Ihnen und uns zustande, können wir die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für die Zwecke des Arbeitsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder für die Ausübung oder Erfüllung der Rechte und Pflichten der Arbeitnehmervertretung aufgrund eines Gesetzes oder eines Tarifvertrags, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Tarifvertrag) erforderlich ist.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG, oder Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO für die Zwecke des Arbeitsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.

Wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilen, beruht die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG, soweit deutsches Recht gilt, oder gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung zum Zwecke der Begründung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG, soweit deutsches Recht Anwendung findet, oder Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Empfänger

Im Rahmen der Datenverarbeitung werden Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt, die wir im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung zur Erreichung der oben genannten Zwecke einsetzen:

• Dienstleister, die uns Personal- oder Bewerbermanagementsysteme und -software zur Verfügung stellen.

• Dienstleister, die uns bei der Datenverarbeitung im Bereich Human Resources unterstützen.

• Software-Dienstleister, die uns Lösungen für die interne und externe Kommunikation, für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sowie für die Verwaltung von Datenbanken zur Verfügung stellen.

• IT-Support- und Administrationsdienstleister.

Dies sind insbesondere die folgenden Empfänger:

• Personio SE & Co.KG, Seidlstraße 3, 80335 München, Deutschland,

• Docusign Germany GmbH, Mies-van-der-Rohe-Straße 6, 80807 München, Deutschland,

• Slack Technologies Limited, Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin, Irland,

• Slack Technologies LLC, ein Unternehmen von Salesforce, 415 Mission St, 3rd Floor, San Francisco, CA 94105, USA,

• Notion Labs Inc., 548 Market Street Suite, 74567 San Francisco, CA 94104, USA,

• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland,

• Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, Kalifornien 94043, USA.

4. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens – beispielsweise im Falle einer Absage – werden Ihre personenbezogenen Daten und Bewerbungsunterlagen spätestens nach 6 Monaten gelöscht, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen oder eine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Führt das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnis, werden die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten – soweit erforderlich und zulässig – weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt.

B. Speicherung von Bewerberdaten im Talentpool

1. Beschreibung der Datenverarbeitung und Zweck

Wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilen, speichern wir Ihre Bewerbung über ein bestimmtes, laufendes oder abgeschlossenes Bewerbungsverfahren hinaus, um sie für zukünftige Bewerbungsverfahren für andere offene Stellen im sogenannten Talentpool zu berücksichtigen. 

Der Zweck der Datenverarbeitung besteht darin, Bewerber für andere potenziell geeignete Stellen, auf die sie sich nicht direkt beworben haben, berücksichtigen zu können.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß § 26 Abs. 2 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Wenn Sie in Ihrem Bewerbungsschreiben oder anderen von Ihnen bereitgestellten Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO angeben (z. B. ein Foto, das Ihre ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben zu einer schweren Behinderung usw.), gilt die Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 DSGVO ausdrücklich auch für diese Daten. 

Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter den oben unter „Verantwortlicher“ angegebenen Kontaktdaten.

3. Empfänger

Im Rahmen der Datenverarbeitung werden Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern oder Empfängern weitergegeben, die wir im Rahmen der Datenverarbeitung zur Erreichung der oben genannten Zwecke einsetzen:

• Dienstleister, die uns Personal- oder Bewerbermanagementsysteme und -software zur Verfügung stellen

• Dienstleister, die uns bei der Datenverarbeitung im Bereich Human Resources unterstützen

• Software-Dienstleister, die uns Lösungen für die interne und externe Kommunikation, für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sowie für die Verwaltung von Datenbanken zur Verfügung stellen

• IT-Support- und Administrationsdienstleister.

Dies sind insbesondere die folgenden Empfänger:

• Personio SE & Co.KG, Seidlstraße 3, 80335 München, Deutschland,

• Docusign Germany GmbH, Mies-van-der-Rohe-Straße 6, 80807 München, Deutschland,

• Slack Technologies Limited, Salesforce Tower 60 R801, North Dock, Dublin, Irland,

• Slack Technologies LLC, ein Unternehmen von Salesforce, 415 Mission St, 3rd Floor, San Francisco, CA 94105, USA,

• Notion Labs Inc., 548 Market Street Suite, 74567 San Francisco, CA 94104, USA,

• Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland,

• Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, Kalifornien 94043, USA.

4. Speicherdauer

Wir verarbeiten die erhobenen Daten für einen Zeitraum von 12 Monaten. Anschließend löschen wir Ihre Daten aus unseren operativen Systemen, es sei denn, die Datenverarbeitung ist für einen anderen in dieser Erklärung genannten Zweck und auf einer entsprechenden Rechtsgrundlage weiterhin zulässig.

C. Verarbeitung von Bewerberdaten auf unserer Karriere-Website

Untere Karriere-Webseite wird vom Anbieter unserer Personalsoftware bereitgestellt. Weitere Informationen zur eigenverantwortlichen Datenverarbeitung durch den Betreiber unserer Recruiting-Seite finden Sie unten im Abschnitt „Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite“.

D. Datenverarbeitung in Drittländern

Ihre Daten können auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet werden.

Für Datenübermittlungen in bestimmte Drittländer kann eine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO vorliegen. Eine solche Entscheidung stellt fest, dass in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Eine Liste früherer Angemessenheitsbeschlüsse finden Sie unter folgendem Link: Datenschutzangemessenheit für Nicht-EU-Länder. 

Der Geltungsbereich eines Angemessenheitsbeschlusses kann auch auf eine bestimmte Gruppe von Empfängern beschränkt oder an das Vorliegen weiterer Bedingungen geknüpft sein. 

So gilt beispielsweise der Angemessenheitsbeschluss für Datenübermittlungen in die USA nur für Unternehmen, die nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert sind. Der Zertifizierungsstatus eines teilnehmenden Unternehmens kann unter folgendem Link eingesehen werden: Teilnehmersuche (dataprivacyframework.gov).

Wenn Ihre Daten an Empfänger in Drittländern übermittelt werden, für die keine Angemessenheitsentscheidung vorliegt, besteht das Risiko, dass lokale Behörden zu Sicherheits- und Überwachungszwecken auf Ihre Daten zugreifen, ohne dass Sie darüber informiert werden oder Rechtsmittel einlegen können.

Um ein angemessenes Datenschutzniveau bei der Übermittlung Ihrer Daten an Empfänger in solchen Drittländern zu gewährleisten, stellen wir daher sicher, dass geeignete Garantien im Sinne von Art. 46 DSGVO vorhanden sind.

Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO werden daher regelmäßig entweder von uns oder von den von uns eingesetzten Dienstleistern abgeschlossen. Sie verpflichten den Empfänger der Daten im Drittland, diese entsprechend dem europäischen Schutzniveau zu verarbeiten. Die Klauseln können unter folgendem Link eingesehen werden: Veröffentlichungen zu den Standardvertragsklauseln (SCCs) – Europäische Kommission. Sollten Sie weitere Informationen zu den Modulen der Standarddatenschutzklauseln oder zu ergänzenden Maßnahmen benötigen, die wir im Einzelfall abgeschlossen haben, stellen wir Ihnen gerne eine Kopie zur Verfügung. Wenden Sie sich in diesem Fall einfach über die oben unter „Verantwortlicher“ angegebenen Kontaktdaten an uns.

Bei bestimmten Empfängern kann die Datenübermittlung auch auf verbindlichen internen Datenschutzvorschriften (BCR) basieren, die von den Aufsichtsbehörden gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. b DSGVO genehmigt wurden. Diese können unter folgendem Link eingesehen werden: Genehmigte verbindliche Unternehmensregeln | Europäischer Datenschutzausschuss.

Reichen die Standarddatenschutzklauseln oder die verbindlichen internen Datenschutzvorschriften nicht aus, um das Schutzniveau zu gewährleisten, werden zusätzliche technische, vertragliche oder organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Datenübermittlung zu sichern. Darüber hinaus werden regelmäßige Überprüfungen und Bewertungen durchgeführt, um festzustellen, ob diese zusätzlichen Maßnahmen weiterhin ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten oder ob weitere ergänzende Maßnahmen erforderlich sind.

Für Datenübermittlungen in die USA liegt eine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission in Bezug auf Unternehmen vor, die nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert sind. Slack Technologies LLC (über Salesforce), Notion Labs, Inc. und Google LLC sind nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert.

E. Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten in Einzelfällen zum Zweck und im Interesse der Geltendmachung von Rechtsansprüchen, beispielsweise zur Durchsetzung unserer Ansprüche aufgrund unbezahlter Rechnungen, sofern Ihre Daten für einen Rechtsstreit relevant sind.

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten in Einzelfällen zum Zweck und im Interesse der Abwehr von gegen uns geltend gemachten Rechtsansprüchen, beispielsweise im Falle von Ansprüchen aus Sachmängshaft, sofern Ihre Daten für einen Rechtsstreit relevant sind.

1. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

2. Empfänger

Im Rahmen der Datenverarbeitung werden Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern oder Empfängern weitergegeben, die wir im Rahmen der Datenverarbeitung zur Erreichung der vorgenannten Zwecke einsetzen:

• Steuerberater,

• Wirtschaftsprüfer,

• Finanz- oder Ermittlungsbehörden,

• Rechtsanwälte,

• Sachverständige,

• Gerichte.
  

3. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten im Einzelfall so lange, wie dies zur Erreichung des oben genannten Zwecks erforderlich ist. Anschließend löschen wir Ihre Daten, sofern nicht die Datenverarbeitung, möglicherweise auch in anderen Systemen, auf einer anderen Rechtsgrundlage weiterhin zulässig oder für uns zwingend vorgeschrieben ist (z. B. im Falle gesetzlicher Aufbewahrungspflichten).

F. Ihre Rechte

Nachfolgend finden Sie Informationen zu den Rechten, die Ihnen das geltende Datenschutzrecht gegenüber dem Verantwortlichen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einräumt:

a) Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.

b) Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten, die von uns gespeichert werden, gemäß Art. 16 DSGVO zu verlangen.

c) Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO zu verlangen, es sei denn, die Verarbeitung ist erforderlich zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 18 DSGVO zu verlangen, es sei denn, die Richtigkeit der Daten wird von Ihnen bestritten, die Verarbeitung ist unrechtmäßig, Sie lehnen deren Löschung ab und wir benötigen die Daten nicht mehr, Sie benötigen sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

f) Widerrufsrecht
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen: Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung von Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Im Falle eines Widerrufs werden wir die betreffenden Daten unverzüglich löschen, es sei denn, eine weitere Verarbeitung kann auf einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ohne Einwilligung beruhen. Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vor deren Widerruf.

g) Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung aufgrund berechtigter Interessen
Wenn Ihre personenbezogenen Daten von uns auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, sofern dies aus Gründen erfolgt, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Richtet sich der Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke des Direktmarketings, so steht Ihnen ein generelles Widerspruchsrecht zu, ohne dass Sie eine besondere Situation darlegen müssen.

Wenn Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich bitte an uns unter den oben unter „Verantwortlicher“ angegebenen Kontaktdaten.

h) Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO einzureichen. In der Regel können Sie sich an die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes unseres oben genannten Sitzes oder gegebenenfalls an die Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

i) Recht auf gerichtliche Überprüfung
Wenn Sie Ihre Rechte aus der DSGVO gegen uns geltend machen und wir eines dieser Rechte nicht umsetzen oder nicht umsetzen können, haben Sie das Recht, gemäß Art. 79 DSGVO gerichtliche Überprüfung zu beantragen.

G. Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://jodel.com/privacy/unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.

Stand der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 09.01.2026 aktualisiert.

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